Agile và task – không phải cứ chia nhỏ là xong
Trong môi trường Agile, công việc được chia thành các “user story” và từ đó tách nhỏ thành task. Tuy nhiên, task không đơn thuần là những việc nhỏ – mà là những hành động cụ thể, có thể đo lường, có thể hoàn thành được trong một sprint.
Một task tốt trong Agile cần:
- Rõ ràng về đầu ra
- Có thể hoàn thành trong 1–2 ngày
- Giao được cho một cá nhân hoặc một cặp lập trình viên
- Gắn kết với mục tiêu sprint
1. Bắt đầu từ backlog – nơi task được “sinh ra”
Product Backlog
Tập hợp toàn bộ yêu cầu, tính năng, cải tiến cho sản phẩm.
Được quản lý bởi Product Owner (PO) và liên tục được cập nhật, tinh chỉnh.
Sprint Backlog
Là danh sách các user story được chọn từ product backlog để thực hiện trong sprint.
Team cùng nhau tách nhỏ user story thành task cụ thể trong buổi sprint planning.
Tips
Task nên được viết theo định dạng hành động + mục tiêu.
Ví dụ: “Tạo API đăng ký người dùng”, “Viết unit test cho hàm validateForm”
2. Ưu tiên và ước lượng – nhìn rõ gánh nặng công việc
Trong Agile, thời gian và năng lực luôn là hữu hạn. Do đó, ưu tiên và ước lượng là hai kỹ năng sống còn.
Ưu tiên task:
- Ưu tiên dựa trên giá trị mang lại cho người dùng và mức độ phụ thuộc giữa các task.
- Sử dụng mô hình MoSCoW (Must, Should, Could, Won’t) hoặc Eisenhower Matrix để phân loại.
Ước lượng task:
- Dùng kỹ thuật story point, t-shirt size (S-M-L-XL) hoặc giờ làm việc (ideal hours).
- Dựa trên mức độ phức tạp, rủi ro và thời gian cần thiết để hoàn thành.
Tips:
- Tập luyện planning poker hoặc estimation workshop để đồng thuận trong team.
- Tránh quá chi ly từng phút – focus vào relative estimation (ước lượng tương đối).
3. Tổ chức công việc theo sprint – giữ nhịp, không mất kiểm soát
Sprint Planning
- Bắt đầu sprint bằng việc chọn user story và chia nhỏ thành task.
- Mỗi task cần có người chịu trách nhiệm chính.
Daily Standup
- Cập nhật tiến độ task, vướng mắc và kế hoạch trong ngày.
- Không phải để “báo cáo” mà để tối ưu sự phối hợp giữa các thành viên.
Sprint Review & Retrospective
- Sprint Review: Đánh giá kết quả công việc (đã xong task nào? task nào còn dang dở? vì sao?).
- Retrospective: Học từ thất bại và cải tiến quy trình làm việc.
Tips:
- Gắn task với Definition of Done (DoD) để tránh hiểu nhầm: Task chỉ “xong” khi đủ điều kiện chất lượng.
- Trello, Jira, ClickUp… là những công cụ giúp trực quan hóa trạng thái task trong mỗi sprint.
4. Minh bạch hoá tiến độ – giúp team "đọc vị" nhau
- Quản lý task hiệu quả không chỉ để “đỡ quên”, mà còn để:
- Giúp cả team biết ai đang làm gì
- Nhận biết task nào đang bị treo hoặc tắc nghẽn
- Theo dõi velocity (tốc độ hoàn thành) của team qua các sprint
Tips:
- Sử dụng Kanban board (To Do – In Progress – Review – Done)
- Thiết lập WIP (Work In Progress limit) để tránh ôm quá nhiều task cùng lúc
5. Xử lý task “lơ lửng”, “kẹt cứng”, “khó nhằn”
Không phải task nào cũng “thuận buồm xuôi gió”. Một số trường hợp cần lưu ý:
- Task bị kẹt vì thiếu thông tin → Đánh dấu rõ “Blocked”, gọi support hoặc PO ngay.
- Task quá lớn hoặc mơ hồ → Chia nhỏ lại, làm rõ yêu cầu, review lại với team.
- Task liên quan đến nhiều người → Tách thành sub-task, rõ ràng người chịu trách nhiệm chính.
Tips:
Đừng để task “lụi tàn” trong trạng thái “In Progress” quá lâu – nếu quá 2 ngày, cần chủ động kiểm tra.
Kết luận: Task không chỉ là việc, mà là nhịp tim của cả team
Trong Agile, task không tồn tại độc lập – mỗi task là một nhịp đập nhỏ trong “nhịp tim” của dự án. Quản lý task hiệu quả là sự kết hợp giữa kỹ năng cá nhân, công cụ phù hợp, và văn hóa làm việc nhóm linh hoạt.
Khi mỗi task được viết rõ ràng, ước lượng hợp lý, phân công đúng người và được theo dõi sát sao, team của bạn sẽ không còn cảm giác “bơi giữa dự án” – mà thực sự làm chủ được tiến độ và chất lượng sản phẩm.
