Ước lượng khối lượng công việc (estimate) luôn là chủ đề gây tranh cãi dai dẳng giữa Developer và Project Manager. Đây là một phần thiết yếu trong quản lý dự án, nhưng đồng thời cũng là một trong những khâu... dễ "toang" nhất.
Estimate – một nỗ lực dự đoán tương lai?
Một thực tế không thể chối cãi: estimate chính xác là việc cực kỳ khó. Bởi lẽ:
- Đa số task cần estimate là những task mới, chưa từng thực hiện trước đó.
- Thông tin đầu vào thường không đầy đủ, nhiều yếu tố chưa rõ ràng.
- Yêu cầu có thể thay đổi trong quá trình thực hiện.
- Việc này giống như ném phi tiêu trong bóng tối – xác suất trúng đích rất thấp.
“Sau khi estimate thời gian để hoàn thành một tính năng X, hãy nhân 3 lần số đó lên.”
Dù vui là chính, nhưng câu nói trên phần nào phản ánh nỗi khổ chung của anh em trong ngành.
Estimate không có lối tắt
Sau nhiều lần trễ deadline, mình nhận ra: estimate tốt không đến từ mẹo vặt, mà đến từ một quy trình rõ ràng. Dưới đây là 4 bước mình áp dụng để cải thiện độ chính xác khi estimate:
Bước 1. Phân bổ thời gian để… estimate
Nếu muốn team estimate chính xác, đừng bắt đầu bằng câu:
“Tôi cần các task này hoàn thành trước ngày X.”
Khi bị áp deadline, các dev sẽ có xu hướng “nghĩ sao cho vừa lòng sếp”, thay vì đánh giá thực tế.
👉 Hãy dành thời gian để cả team nghiên cứu, thảo luận và nhận diện rủi ro. Việc estimate nên diễn ra trước khi đưa ra quyết định về deadline — không phải ngược lại.
Bước 2. Chia nhỏ công việc
Khi chưa biết cụ thể sẽ làm gì, bạn không thể biết khi nào xong. Hãy chia task lớn thành các task nhỏ hơn, lý tưởng là task có thời gian thực hiện trong khoảng 8–10 giờ.
Việc chia nhỏ giúp:
- Dễ hình dung chi tiết công việc.
- Nhận diện được các khúc mắc tiềm ẩn.
- Estimate chính xác hơn từng phần thay vì đoán tổng thể.
“Khi bạn còn chưa biết cụ thể sẽ làm gì, bạn không thể biết khi nào sẽ hoàn thành.”
— Joel Spolsky, CEO Stack Overflow
Bước 3. Phân loại task theo mức độ rõ ràng
Hãy phân loại các task sau khi chia nhỏ:
- Known Tasks: đã rõ input, output, và cách làm → estimate chính xác.
- Partially Known Tasks: biết một phần → cần tìm hiểu thêm.
- Unknown Tasks: chưa rõ cách tiếp cận → cần R&D trước khi estimate.
👉 Mục tiêu là chuyển càng nhiều task về nhóm Known càng tốt.
Bước 4. Estimate lại
Khi đã có thông tin cụ thể hơn, hãy estimate lại toàn bộ.
Điều này giúp:
- Cập nhật thời gian ước lượng sát thực tế.
- Phát hiện những rủi ro chưa thấy ở bước trước.
- Quyết định có nên cắt bỏ hoặc điều chỉnh những tính năng phức tạp.
Tham khảo “The Cone of Uncertainty”, bạn sẽ thấy: càng tiến gần tới giai đoạn phát triển, mức độ không chắc chắn càng giảm, và estimate càng chính xác.
Những lưu ý quan trọng khi estimate
1. Cẩn trọng với những câu có từ “Chỉ”
- “Chỉ là task nhỏ thôi”
- “Fix bug này chắc chỉ 5 phút”
- “Task này chắc chưa tới 15 phút”
Thực tế, các “task chỉ” này thường là thủ phạm gây delay nhiều nhất. Hãy dành thời gian suy xét kỹ thay vì vội vàng đưa ra con số estimate.
2. Ai làm – người đó estimate
Người trực tiếp thực hiện task sẽ có cái nhìn thực tế nhất về độ phức tạp. Việc assign estimate từ người khác (dù là senior hay PM) đều dễ dẫn đến sai lệch.
3. Đừng bỏ qua các task "lặt vặt"
- Check bug
- Review code
- Build app
- Deploy
- Viết test
Các task nhỏ này nếu cộng dồn có thể chiếm một phần lớn thời gian, và không nên bị xem nhẹ trong estimate tổng thể.
4. Tính đến rủi ro bất ngờ
Sẽ có lúc:
- Thành viên nghỉ phép đột xuất
- Tool bị lỗi
- Bug phát sinh bất ngờ
- Nhu cầu thay đổi
👉 Dựa vào kinh nghiệm quá khứ, hãy thêm một phần buffer phù hợp vào kết quả estimate.
Kết luận
Estimate chính xác là điều gần như không tưởng. Nhưng điều đó không có nghĩa là chúng ta buông xuôi. Việc luyện tập estimate theo quy trình không chỉ giúp giảm thiểu sai số, mà còn:
- Tăng khả năng kiểm soát dự án
- Nâng cao hiệu suất làm việc nhóm
- Giúp cả DEV và PM có chung tiếng nói
Chúc anh em có những lần estimate sát thực tế, project luôn đúng hạn, khách hàng luôn hài lòng!
